Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 27. September 2026

Diese Datenschutzerklärung erklärt, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, wenn ihr diese Website besucht, uns kontaktiert oder die Leistungen von Italian Wedding Celebrants nutzt. Sie erfolgt gemäß Artikel 13 und 14 der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung, „DSGVO“) und den italienischen Datenschutzvorschriften.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich ist Francesca Fantoni, tätig unter dem Handelsnamen Italian Wedding Celebrants, Monza (MB), Italien – USt-IdNr. IT07679920962.

E-Mail: [email protected]

„Italian Wedding Celebrants“ ist ein Handelsname und keine eigene juristische Person. Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, da dies für unsere Tätigkeit nicht vorgeschrieben ist.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Je nachdem, wie ihr mit uns in Kontakt tretet und welche Leistung ihr wünscht, können wir folgende Daten verarbeiten:

Vor- und Nachnamen, E-Mail-Adresse und, wenn ihr sie uns gebt, Telefonnummer;
Staatsangehörigkeit und Wohnsitzland;
Angaben zu eurer Hochzeit oder Zeremonie: Datum, Ort, Sprachen, Art der Trauung, Anzahl der Gäste, ob ihr mit einer Hochzeitsplanerin arbeitet, und alles, was ihr uns über eure Geschichte erzählen möchtet;
bei standesamtlichen Trauungen oder offiziellen Verfahren, bei denen wir helfen sollen: Ausweis- oder Passdaten, Geburtsdatum und -ort, Familienstand und Personenstandsunterlagen (zum Beispiel Geburtsurkunden, Nulla Osta oder Ehefähigkeitszeugnisse);
Angaben zu Vertrag, Rechnungsstellung und Zahlung;
wenn ihr euch bei uns bewerbt: Lebenslauf, Ausbildung, Sprachen, Erfahrung und Fotos von euch bei Trauungen;
die Nachrichten, die wir austauschen;
Bewertungen, die ihr auf dieser Website schreibt;
technische Daten, die beim Besuch der Website entstehen (zum Beispiel IP-Adresse, Browser und Gerätetyp), wie in Abschnitt 10 beschrieben.

Wir fragen nur nach Daten, die für den jeweiligen Zweck vernünftigerweise nötig sind. Bitte schickt uns keine Gesundheitsdaten, Strafregisterauszüge oder andere besonders sensible Daten, es sei denn, sie werden für eine von euch gewünschte Leistung ausdrücklich benötigt.

3. Anfragen und Angebote

Wenn ihr das Anfrageformular ausfüllt, uns schreibt oder auf andere Weise Informationen anfragt, verwenden wir eure Angaben, um zu antworten, die Verfügbarkeit eines Trauredners zu prüfen, eure Wünsche zu verstehen und euch Informationen oder ein Angebot zu senden.

Rechtsgrundlage: vorvertragliche Maßnahmen auf eure Anfrage (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO).

Die in unseren Formularen als Pflichtfelder markierten Angaben sind nötig, um eure Anfrage zu beantworten; ohne sie können wir nicht antworten. Freiwillige Felder füllt ihr nach Belieben aus.

Wir verwenden eure Daten nicht für Newsletter oder Werbung und verkaufen oder vermieten niemals personenbezogene Daten.

4. Kunden: Trauungen und damit verbundene Leistungen

Wenn ihr unsere Leistungen bucht, verarbeiten wir eure Daten, um eure Trauung vorzubereiten, zu schreiben und zu halten, um damit verbundene Leistungen zu erbringen, die ihr wünscht (zum Beispiel Dolmetschen oder Unterstützung beim standesamtlichen Verfahren), um den Vertrag und unsere Kommunikation mit euch abzuwickeln sowie um Rechnungen zu stellen und unsere Buchhaltung zu führen.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO) und, für Rechnungsstellung, Buchhaltung und steuerliche Aufbewahrung, rechtliche Verpflichtungen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO).

5. Standesamtliche Trauungen und offizielle Verfahren

Wenn ihr uns um Hilfe bei einer standesamtlichen Trauung oder einem anderen offiziellen Verfahren bittet, können wir Unterlagen wie Reisepässe, Geburtsurkunden, Nulla Osta, Ehefähigkeitszeugnisse und andere Personenstandsunterlagen erhalten. Nur soweit es für die gewünschte Leistung nötig ist und nur im erforderlichen Umfang können diese Daten an Gemeinden und Standesämter, italienische oder ausländische Konsulate und Botschaften, Präfekturen, Gerichte und andere zuständige Behörden sowie an beteiligte Dolmetscher oder Übersetzer weitergegeben werden.

Kopien von Unterlagen, die nur für diese Zwecke verwendet werden, löschen wir in der Regel innerhalb von 180 Tagen nach Abschluss des Verfahrens, sofern nicht weitere Arbeiten, ein laufendes Verfahren, ein Rechtsstreit oder eine gesetzliche Pflicht eine längere Aufbewahrung erfordern.

6. Bewertungen

Wenn ihr über unsere Website eine Bewertung schreibt, verarbeiten wir eure Bewertung, die eingegebenen Namen, euer Land, Ort und Datum der Trauung, den Namen eures Trauredners und eure E-Mail-Adresse, um die Bewertung zu prüfen und auf dieser Website zu veröffentlichen.

Wenn ihr Fotos sendet, verarbeiten wir auch die Fotos und, falls angegeben, den Namen des Fotografen, und veröffentlichen eventuell ein Foto mit eurer Bewertung. Bitte sendet nur Fotos, die ihr teilen dürft.

Ihr entscheidet, wie eure Namen angezeigt werden: mit Vornamen, nur mit Initialen oder anonym. Eure E-Mail-Adresse wird nie veröffentlicht; wir nutzen sie nur, falls wir euch wegen eurer Bewertung kontaktieren müssen.

Rechtsgrundlage: eure Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO), die ihr jederzeit widerrufen könnt, indem ihr uns bittet, eure Bewertung zu ändern oder zu entfernen. Der Widerruf berührt nicht die Veröffentlichung vor eurer Anfrage.

7. Bewerbungen von Traurednern

Wenn ihr euch über unser Formular „Arbeitet mit uns“ bewerbt, verarbeiten wir die gesendeten Daten und Dateien (Name, E-Mail, Website oder Social-Media-Profil, Ausbildung, Regionen, Sprachen, Erfahrung, Lebenslauf und Fotos) nur, um eure Bewerbung zu prüfen und euch für ein Gespräch zu kontaktieren. Sie werden nur von den Personen gesehen, die unsere Trauredner auswählen, und nie für Werbung verwendet.

Rechtsgrundlage: Maßnahmen auf eure Anfrage vor einer möglichen Zusammenarbeit (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO). Bewerbungen bewahren wir in der Regel bis zu 36 Monate auf, damit wir uns melden können, wenn sich eine passende Gelegenheit ergibt, und löschen sie danach; ihr könnt jederzeit verlangen, dass wir eure Bewerbung löschen.

8. Fotos

Fotos, auf denen ihr erkennbar seid, veröffentlichen wir auf dieser Website oder in unseren sozialen Medien nicht allein auf Grundlage des Vertrags. Eine Veröffentlichung erfolgt nur mit eurer Einwilligung, die freiwillig und von unseren Leistungen unabhängig ist und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per Nachricht an uns widerrufen werden kann. Soweit es zumutbar ist, entfernen wir das Material dann aus den Kanälen, die wir verwalten.

9. Wer eure Daten erhält

Zugriff auf eure Daten haben nur die Personen, die sie brauchen: Francesca Fantoni und, für eure Trauung, der zuständige Trauredner unseres Teams, der nach unseren Anweisungen handelt. Soweit nötig, können Daten außerdem weitergegeben werden an:

die in Abschnitt 5 genannten Behörden, Dolmetscher und Übersetzer;
unsere Steuerberaterin oder unseren Steuerberater, für Rechnungsstellung und steuerliche Pflichten;
Banken und Zahlungsdienstleister für Zahlungen (Überweisung, PayPal, Revolut); diese verarbeiten Zahlungsdaten als eigenständige Verantwortliche nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen;
andere an eurer Trauung Beteiligte (zum Beispiel eure Hochzeitsplanerin oder Location), nur wenn ihr uns bittet, uns mit ihnen abzustimmen.

Außerdem nutzen wir folgende Dienstleister, die Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter nach ihren Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung verarbeiten:

InMotion Hosting (USA) – Hosting der Website, einschließlich der über die Formulare gesendeten und auf der Website gespeicherten Nachrichten;
Cloudflare (USA) – Auslieferungsnetz und Sicherheit der Website, einschließlich Cloudflare Turnstile, das unsere Formulare ohne Werbe- oder Profiling-Cookies vor Spam schützt;
SMTP2GO (Neuseeland) – Versand der E-Mails aus den Formularen der Website;
Google (USA) – E-Mail (Gmail), Dokumentenspeicher (Google Drive) und, nur wenn ihr Statistik-Cookies akzeptiert, Google Analytics;
Dropbox (USA) – Speicherung und Austausch von Dokumenten und Dateien;
Ahrefs (Singapur) – datenschutzfreundliche Website-Statistiken ohne Cookies (siehe Abschnitt 10);
die WordPress-Software und die Plugins, mit denen die Website auf unserem Hosting läuft, einschließlich unserer Backup- und Sicherheitswerkzeuge.

10. Website-Besuche, Cookies und Statistiken

Wenn ihr diese Website besucht, verarbeiten unsere Hosting- und Sicherheitsdienstleister technische Daten wie eure IP-Adresse und Browserinformationen, um die Seiten auszuliefern und die Website vor Missbrauch zu schützen. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb der Website (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO).

Besuche messen wir mit Ahrefs Web Analytics, das ohne Cookies arbeitet und keine personenbezogenen Daten speichert, die euch identifizieren. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse daran, in zusammengefasster Form zu verstehen, wie die Website genutzt wird.

Nicht notwendige Cookies, etwa die von Google Analytics, werden nur aktiviert, wenn ihr sie im Cookie-Banner akzeptiert. Eure Auswahl könnt ihr jederzeit über die Schaltfläche „Einwilligung verwalten“ ändern. Einzelheiten zu jedem Cookie findet ihr in unserer Cookie-Richtlinie.

Wenn ihr ein Formular absendet, wird eure IP-Adresse zum Schutz vor Spam gespeichert und nach 30 Tagen gelöscht, und Cloudflare Turnstile prüft, dass das Formular von einem Menschen und nicht von einem automatisierten Programm gesendet wird. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse, die Website und unser Postfach vor Spam und Missbrauch zu schützen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO).

11. Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Einige der genannten Dienstleister können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. In diesem Fall werden Daten nur auf Grundlage eines nach Kapitel V DSGVO zulässigen Mechanismus übermittelt: eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission (zum Beispiel für Neuseeland oder für US-Unternehmen, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind), der von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln oder einer anderen rechtlich anerkannten Garantie.

12. Wie lange wir Daten aufbewahren

Anfragen ohne Buchung: bis zu 36 Monate nach dem letzten relevanten Kontakt, danach gelöscht oder anonymisiert. Über die Formulare gesendete und auf der Website gespeicherte Nachrichten werden nach 36 Monaten automatisch gelöscht.
Kunden: für die Dauer der Leistung und, soweit für spätere Unterstützung oder zur Wahrung unserer Rechte vernünftigerweise nötig, für einen begrenzten Zeitraum danach.
Rechnungen, Verträge und Buchhaltungsunterlagen: 10 Jahre, wie nach italienischem Recht vorgeschrieben (Artikel 2220 des Zivilgesetzbuchs).
Kopien von Unterlagen für offizielle Verfahren: bis zu 180 Tage nach Abschluss des Verfahrens, mit den in Abschnitt 5 genannten Ausnahmen.
Bewerbungen von Traurednern: bis zu 36 Monate, danach gelöscht.
Mit Einwilligung veröffentlichte Bewertungen und Fotos: bis zum Widerruf der Einwilligung oder bis sie nicht mehr verwendet werden.
Daten im Zusammenhang mit einem Rechtsstreit: so lange, wie es zu dessen Klärung und für damit verbundene Ansprüche nötig ist.

13. Sicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen, darunter persönliche Konten mit Zwei-Faktor-Authentifizierung, eingeschränkter Zugriff auf Unterlagen, verschlüsselte Verbindungen (HTTPS), regelmäßige Updates und Backups sowie das Löschen von Unterlagen, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Kein Übertragungs- oder Speicherverfahren ist vollkommen sicher, aber wir arbeiten daran, die Risiken so gering wie möglich zu halten.

14. Eure Rechte

Nach Artikel 15-22 DSGVO und in den gesetzlichen Grenzen habt ihr das Recht:

zu erfahren, ob wir eure Daten verarbeiten, und Auskunft darüber zu erhalten;
unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen zu lassen;
eure Daten löschen zu lassen, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen;
die Verarbeitung einschränken zu lassen oder ihr zu widersprechen, soweit anwendbar;
eure Daten in einem übertragbaren Format zu erhalten, soweit das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt;
eure Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht.

Ein Löschantrag verpflichtet uns nicht, Daten zu löschen, die wir gesetzlich aufbewahren müssen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen.

Um eure Rechte auszuüben, schreibt an [email protected]. Wir können Angaben zur Überprüfung eurer Identität anfordern und antworten innerhalb eines Monats.

15. Beschwerden

Ihr habt außerdem das Recht, euch bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In Italien ist dies der Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it). Ihr könnt euch auch an die Behörde des EU-Landes wenden, in dem ihr lebt oder arbeitet.

16. Automatisierte Entscheidungen

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung einschließlich Profiling beruhen und euch gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder euch in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, wenn sich unsere Leistungen, Werkzeuge oder die Rechtslage ändern. Die aktuelle Fassung ist immer auf dieser Seite veröffentlicht, mit dem Datum der letzten Aktualisierung oben.